データ入力代行サービスの選び方

社内業務の一部について、代行サービスを利用することが出来たら業務効率が向上しますよね。

そんな時、どんな基準で代行会社を選べばいいのでしょうか。

1、価格

社内にあふれる膨大なデータをデジタル化するためには、莫大な労力と時間がかかります。例えば、『名刺』を1枚づつ入力するだけでも、入力から誤入力がないかの確認作業までを行うためには、それなりの時間と労力が必要ですよね。

社内でこの作業を行った場合、名刺1枚を入力するために入力からチェック作業までを約4分として5000枚の名刺入力のためには、20,000分(約334時間)必要ですね。

1日に8時間、名刺入力だけを行っても、1か月以上かかることになります。

また、名刺入力だけを行う人材を雇ったとしても、

901円(全国加重平均額)×334(時間)=300,934円のコストがかかることになりますね。

このようなケースでは、データ入力代行がオススメです。

さまざまなデータ入力代行の会社がありますが、最低価格数十円からと格安の代行会社もあります。

提示価格については、それぞれの会社によって異なりますので、

自社の見積もりに合う代行会社を選ぶことが大切ですね。

2、品質

データ入力は一見、単純作業と思われがちですが、ビジネス上必要な時にすぐに使えて、役に立つデータとしてデジタル化しておくことが求められるため、非コア業務であっても正確性や完成度を求められるものです。

データ入力代行サービスでは、自社内にて研修を受けた入力専門スタッフ入力スキルの高い専門スタッフのいる代行会社がたくさんあります。

一方、数多くの入力業務を行うために、派遣スタッフやアルバイトに代行業務を任せる代行会社もあります。

完成度の高いデータとして納品されるに越したことはありません。代行会社が、高品質な納品を行えるよう、代行サービスを担う人材管理を徹底しているかどうかということも大事なポイントですね。

3、情報管理

データ代行サービスを利用する際には、代行会社が情報管理を徹底しているかどうかを確認する必要があります。

顧客情報や個人情報などを含むデータをデジタル化する場合には、特に信頼できる代行会社を選ぶ必要があります。

4、納期

どのようなデータを

いつまでに(何月何日までに)

など、入力データの最終納期をあらかじめ決めておくことが大切です。

万が一、イレギュラーが発生した場合にも対応できるよう、

イレギュラー発生時の対応の方法についても、担当者と取り決めを行っておくとよいでしょう。

納期までに、担当者から進捗状況を報告してもらうことで、現状把握することができ、

トラブルなく最終納期を迎えられるでしょう。

アウトソーシングする際には、上記のような点を踏まえ、信頼できる代行サービスが受けられるよう複数の代行会社の比較検討をしてみてはいかがでしょうか。

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